Disclaimer

DePanne4Cars - 2023

1. Reglement en algemene voorwaarden 

1.1. De organisatie

Het DePanne4Cars event bestaat uit recreatieve balades, georganiseerd door DP4C vzw, en voorbehouden voor Land Rover Defenders van alle bouwjaren (groep 1) en voor oldtimers met eerste inschrijvingsdatum in het verkeer voor 31.12.1992 (groep 2). Beide groepen rijden een specifiek aangepaste route.

Dit event vindt plaats in De Panne en loopt voor 2 dagen zijnde, 9 & 10 september ‘23.
Het aantal deelnemers wordt beperkt tot maximum 250 wagens, Land Rover Defenders en oldtimers.
De Defenders rijden hun road book op zaterdag 9 september ‘23 en de Oldtimers rijden hun road book op zondag 10 september ’23.

De deelnemers dienen, indien van toepassing, de hygiënische instructies opgelegd door de overheid en gerelateerd aan het voorkomen van verspreiding van het Covid-19 virus te volgen.

DP4C vzw
De Pannelaan 185 | 8660 De Panne (Belgie).
BTW BE 0691.884.271
Tel +32 477 83 20 85 en/of +32 472 40 13 38
E-mail: mail@dp4c.be

1.2 Beschrijving van de balades (road book).

Het road book voor Defenders is verschillend van dat van de Oldtimer deelnemers.

De Defenders rijden hun road book op zaterdag 9 september 2023. De balades voor Land Rover Defenders bevatten offroad parcours die niet toegankelijk zijn voor andere wagens.
Op zondag 10 september worden de Defenders uitgenodigd voor een heuse strandrit. De “Defenders met een hart” rijden onder politie begeleiding een Charity strandrit.

De oldtimers rijden hun road book op zondag 10 september 2023. De oldtimer deelnemers worden ook op zaterdag 9 september 2023 uitgenodigd om deel te nemen aan de namiddag en avondactiviteiten (Diner Pilots Only).

De reisroute en alle nodige inlichtingen om de reisroute te kunnen volgen bevinden zich in het road book. Het parcours is opgesteld volgens het bolletjes – pijltjessysteem.
Daar waar de Oldtimers iets meer afstand zullen afleggen langsheen mooie dorpen, natuur en locaties, heeft de organisatie voor de Defender deelnemers enkele interessante offroad onderdelen in het roadbook voorzien.
Het Defender road book stuurt de piloten door enkele mooie natuurgebieden met een uitzonderlijk, kostbaar en beschermd openbaar karakter. Het betreden van deze zone met voertuigen is onderworpen aan toestemming van de bevoegde administratie.
De beschermde natuur dient hierbij te allen tijde strikt gerespecteerd te worden.
De deelnemende voertuigen zullen bij het doorkruisen van deze beschermde zones onder geen beding mogen afwijken van het aangeduide parcours. Daarbij moet het rijgedrag zodanig zijn dat er geen enkele schade aan de beschermde zone wordt berokkend. Door omstandigheden (overheidsbeslissingen, openbare werken, klimatologische omstandigheden, verkeersdrukte, commerciële of organisatorische redenen) kan het traject steeds gewijzigd of ingekort worden.

In het road book kunnen de deelnemers een QR-code inscannen zodat ze opgenomen worden in een voor de gelegenheid opgerichte WhatsApp-groep.
Via deze weg houdt de organisatie DP4C de deelnemers op de hoogte van eventuele “last minute” wijzigingen.

1.3 Toelating auto / deelnemers

De voertuigen moeten uitgerust zijn met een veilige wettelijke zitplaats per persoon en een speciaal daarvoor voorziene kinderstoel voor de kleinsten. Elke deelnemende wagen dient te beschikken over een geldig technisch keuringsbewijs, een geldig inschrijvingsbewijs en een geldige autoverzekering (groen verzekeringsattest).
De bestuurders dienen allen over een geldig rijbewijs te beschikken. Alle documenten dienen bij aanvang beschikbaar te zijn. Bij het ontbreken van een van de documenten of in geval van fraude zal de betrokken deelnemer de start tot het evenement geweigerd worden. De deelnemer verbindt er zich toe ervoor te zorgen dat het voertuig en alle onderdelen in perfecte staat van onderhoud verkeren en geen technisch mankement vertonen dat de goede werking van het voertuig en de verkeersveiligheid in het gedrang brengt.

De organisatie draagt hieromtrent geen enkele aansprakelijkheid. Het gebruik van prototypes, speciale voertuigen, quads en vrachtwagens is verboden op het domein alsook extreme banden. Iedere chauffeur is volledig verantwoordelijk voor het voertuig waar hij mee rijdt.
Hij staat zelf in voor de risico’s die het rijden tijdens de balade met zich meebrengen. Op elk moment kan de chauffeur weigeren een obstakel of een moeilijke passage te nemen. In geen enkel geval kan de vzw DP4C verantwoordelijk zijn voor enig incident of ongeval.

DP4Cars is een event met ontspannende ritten zonder enige vorm van competitie.
De deelnemers dienen hun rijgedrag aan te passen aan de aard van het event.
De deelnemers dienen ervoor te zorgen dat zij hun rijgedrag en rijstijl zodanig aanpassen dat zij geen schade berokkenen aan de andere deelnemers en hun voertuigen, derden, het openbaar of privaat domein etc. Zij mogen geen overbodig lawaai maken of op enige ander wijze hinder veroorzaken.

De deelnemers dienen te alle tijde de richtlijnen van de organisatie en haar aangestelden stipt na te leven.
De organisatie en haar aangestelden hebben het recht deelnemers op basis van inbreuken op de wegcode of het verkeersreglement, onveilig en ongepast rijgedrag of niet naleving van de richtlijnen van de aangestelden van de organisatie, de politie of de verantwoordelijke aangestelde van de gemeente waar het event plaatsvindt onmiddellijk uit te sluiten. De deelnameprijs zal in voorkomend geval onder geen beding worden terugbetaald.

Afval: eenieder is verantwoordelijk voor zijn afval. Het is veiligheidshalve en om milieuredenen ten strengste verboden om ook maar enige vorm van afval uit het voertuig te gooien of langs het parcours achter te laten, met inbegrip van peuken.

Alcohol en druggebruik: De deelnemers dienen zich te houden aan de wettelijke bepalingen inzake alcohol en druggebruik volgens de Wegcode.  

Elke deelnemer verklaart hiermee afstand te doen voor zichzelf, inzittenden van het voertuig, hun erfgenamen, rechtverkrijgers, naasten, ouders, echtgenote, partners, kinderen alsook de respectievelijke verzekeraars voor alle mogelijke schade die hijzelf of deze derden tijdens de deelname aan het event zouden lijden en doet afstand van alle verhaal tegen: de organisatoren, hun verzekeraars en al hun medewerkers en vrijwilligers, alle andere deelnemers en deelnemende voertuigen, ongeacht of deze schade werd veroorzaakt door andere deelnemers, derden, aangestelden of vrijwilligers van de organisatie of goederen waarover de organisatie bewaring heeft.
In geval van overlijden is de huidige afstand van verhaal eveneens een verbintenis voor de nabestaanden, de wettelijke erfgenamen en de verzekeringen.

1.4 Inschrijvingen

Een inschrijving is pas definitief wanneer deze voldoet aan de toelatingsvoorwaarden en de deelnameprijs tijdig werd betaald.
De deelnemers verbinden zich ertoe, indien van toepassing, de opgelegde “Corona”-instructies strikt na te leven.

Wanneer een voertuig niet voldoet aan de toelatingsvoorwaarden heeft de organisatie het recht deze deelname te weigeren zonder teruggave van de bijdrage.

Elke deelnemer dient ervoor te zorgen dat zijn wagen voldoet aan de verkeerswetgeving van de landen waarin de proeven zullen plaats vinden.

Verder zal geen enkel bedrag worden terugbetaald in geval van annulering van de rally omwille van omstandi´gheden buiten de wil van DP4C. Ook in geval van uitsluiting van de deelnemer heeft de deelnemer geen recht op terugvordering van zijn bijdrage.

1.5 Deelnemers - verplichtingen

Teams

Enkel de personen vermeld in de aanvraag tot inschrijving zullen aan de start worden toegelaten. De opgave van een lid van een team of het laten plaatsnemen van een bijkomende persoon in de wagen van een deelnemer kan de uitsluiting van het team tot gevolg hebben.

De "Defenders met een hart" Charity strandrit op zondag 10 september '23 gebeurt onder politiebegeleiding.

De detailbriefing hieromtrent gebeurd bij het inchecken aan de pitlane en bij het overhandigen van het road book, respectivelijk op zaterdag 9 september voor de Defenders en op zondag 10 september 2023 voor de oldtimers.

Bij pechverhelping of wegtakelen van voertuigen, al dan niet met behulp van de door DP4C ter beschikking gestelde diensten, blijft de deelnemer volledig verantwoordelijk voor zijn of haar voertuig. Alle details voor een vlotte dienstverlening staan uitgebreid beschreven in het road book.
De deelnemer draagt alle kosten van depannage, herstelling etc.
DP4C kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor deze of andere kosten.

Voorruitsticker – Rally deelnememerstickers
DP4C zal aan elke deelnemer een “DePanne4Cars 2023” voorruitsticker bezorgen.
DP4C voorziet iedere deelnemende wagen van genummerde rally deelnemerstickers.
DP4C is niet aansprakelijk voor eventuele beschadiging van het deelnemende voertuig, veroorzaakt door het aanbrengen of verwijderen van deze stickers of enige vorm van publiciteit.

1.6 Verzekeringen

Om aan de start toegelaten te worden dienen de voertuigen volgens de regels ingeschreven te zijn in een land van de Europese Unie en verzekerd te zijn voor Burgerlijke Aansprakelijkheid bij een verzekeringsmaatschappij die erkend is in de Europese Unie en in het land waar het voertuig is ingeschreven. Het geldige inschrijvingsbewijs en de geldige groene verzekeringskaart dienen voorgelegd te worden bij de technische en administratieve controle.

1.7 Publiciteit

Het is de deelnemers verboden op de deelnemende voertuigen enige vorm van publiciteit aan te brengen zonder de voorafgaande schriftelijke aanvraag en schriftelijke goedkeuring van DP4C. Stilzwijgen van de organisatie geldt als weigering. Tegen deze weigering is geen verhaal mogelijk. Voertuigen die in strijd met dit verbod toch reclame voeren zullen geweigerd worden. De teams aanvaarden door hun inschrijving alle publiciteit te voeren die door DP4C is opgelegd en dit tijdens de ganse duur van het event. Het betreft de identificatiezelfklevers op de voorruit. 

1.8 Start roadbook Oldtimers & Defenders

Het tijdsinterval tussen de wagens bij de start van de Oldtimers zal minstens 2 minuten bedragen, zodat alle deelnemers het road book op eigen tempo kunnen rijden. Elk team zal de nodige documentatie ontvangen om het parcours op correcte wijze te kunnen volgen.

Vermelde controles gebeuren zonder enige aansprakelijkheid van de organisator. Ieder van de deelnemers is persoonlijk aansprakelijk voor de technische en administratieve staat van het voertuig (inschrijving, verzekering,...).
De begeleiders mogen de rondrit op elk moment stilleggen of beëindigen voor elke chauffeur of de hele groep indien er verkeerd gedrag wordt vastgesteld. Deze beslissingen zijn onherroepelijk en geven geen recht op teruggave van inschrijvingsgeld.

1.9 Controles

Alle deelnemers dienen zich voorafgaand aan te bieden bij de administratieve en technische controle.

Tijdens de administratieve en conformiteitscontrole zullen de volgende zaken worden gecontroleerd:

1. Controle van het merk, het model en het chassis van het voertuig,
2. Eerste inschrijvingsdatum in het verkeer,
3. Gelijkvormigheid met de Wegcode en de tijdsgeest van de wagen,
4. Inschrijvingsbewijs,
5. De veiligheid,
6. De verzekeringen,
7. Het ri´jbewi´js,
8. Een verklaring die het gebruik van de wagen toestaat indien de bestuurders niet de eigenaar zijn van het voertuig

1.10 Privacy Policy

De deelnemer wordt ervan ingelicht dat zijn persoonsgegevens en deze van de andere inzittenden van het voertuig worden bewaard en opgeslagen door de organisatie. De persoonsgegevens worden niet aangewend voor commerciële doeleinden en worden niet aan derden overgemaakt die geen deel uitmaken van de organisatie.

De gegevens zullen worden aangewend om u te contacteren voor navolgende events georganiseerd door DP4C of haar opvolger. Eenieder kan ten allen tijde de door DP4C bewaarde gegevens opvragen door een aanvraag te sturen via het vermelde e-mailadres. 14 dagen na het event of op het moment van een geschreven annulatie kan u verzoeken uw persoons-gegevens te wissen.